В ходе хозяйственной деятельности предприятия возникает необходимость списать товарно-материальные ценности. Чаще всего эта необходимость возникает в процессе непосредственно деятельности предприятия: передача комплектующих для производства продукции, передача продуктов для приготовления блюд и т. п. Все движение тмц на предприятии должно быть документально зафиксировано: например, путем заполнения требований-накладных, лимитно-заборных карт или накладных для отпуска сторонним организациям.

Но порой случаются ситуации, когда тмц не может быть использовано в дальнейших производственных процессах компании: причины могут быть разные — порча, моральное устаревание и т. п.

В этих случаях для списания тмц необходимо подготовить служебную записку. Этот документ является внутренним и не имеет установленного образца. Как правило, в служебной записке должно быть указано: название документа, название и инвентарные номера тмц, которые необходимо списать, указание выявленных дефектов или иных причин, по которым тмц признается непригодной для дальнейшего использования.

Служебная записка подготавливается материально-ответственным лицом, а затем передается руководству организации или ответственному лицу.