Правила хранения документации

Всем известно, что бюрократы подвержены большой и сильной привязанности к бумажным документам и их обязательному хранению. Только так можно объяснить то, что любому предприятию предписано иметь их у себя огромное количество, для предоставления по первому требованию.

В архиве любой компании должны храниться такие документы, как: договор на создание сообщества (если у него несколько учредителей); документ говорящий о решении учредить общество; устав, с внесенными и зарегистрированными изменениями и дополнениями; протоколы содержащие в себе данные об учредителях общества, а также суммы их взносов в уставный капитал. Кроме этого: документально подтвержденная государственная регистрация общества; бумаги на имущественные активы, включенные в баланс; внутренняя документация; информация по филиалам и представительствам; эмиссионные ценные бумаги, облигации и все с ними связанное; списки и протоколы заседаний и прочих сборов участников общества; информация по аффилированным лицам; сведения, которые оставила ревизионная комиссия. Еще необходимы итоги по искам, судебным разбирательствам и другим спорам.

Помимо всего выше перечисленного бухгалтерия тоже обязана хранить определенный набор документации: сведения по первичным учетным документам, бухгалтерской отчетности и регистрам; по учетной политике, ведению учета в бухгалтерии. И все, что связано с электронными вариантами документов и требующих электронную подпись. И другие необходимые бумажные носители, утвержденные в нормативных актах или в уставе компании.

Ознакомиться с полным списком документации, подлежащей обязательному хранению, можно в «Перечне типовых архивных документов управления, образующихся при деятельности государственных органов, пунктов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утвержден Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. № 558).

Вся документация может храниться как в самой компании, так и в любом другом месте известном и доступном всем членам предприятия. Многие из перечисленных документов могут никогда не подниматься, вплоть до момента ликвидации, но их отсутствие может повлечь за собой серьезные неприятности для общества, поэтому следить за их наличием необходимо и не допускать их потерю. Проверяйте, чтобы данные содержащиеся в документах не устаревали и все вносимые изменения фиксировались согласно требованиям законодательства.